رقمان يحدّدان إن كان مكتب وساطة التأمين ينمو أو يتراجع: كم بوليصة تتجدد، وكم عمولة تُحصَّل فعلاً من شركات التأمين. يسهل فقدان الاثنين عندما تعيش المحفظة في جداول. تنظر هذه المقالة في كيفية تعامل الوسطاء في لبنان مع التجديدات والعمولات اليوم، وأين تنكسر الطرق المعتادة، وكيف يفعلها CeevTech Brokers.
طريقة الجداول
تبدأ معظم المكاتب بجدول لكل شركة تأمين أو جدول لكل نوع (سيارات، صحة، حريق، سفر). كل صف بوليصة بتاريخ بداية وتاريخ نهاية وقسط ورقم هاتف العميل. تُكتشف التجديدات بفرز تاريخ النهاية، عادة مرة في الأسبوع. وتُحسب العمولات آخر الشهر من كشف شركة التأمين.
ينجح الأمر مع محفظة صغيرة. وينكسر بطرق متوقعة:
- بوليصة أُدخلت في الجدول الخطأ لا تُجدَّد أبداً.
- يُجرى الفرز يوم الاثنين؛ بوليصة تنتهي الثلاثاء من الأسبوع التالي لا يتذكرها أحد إلا إذا دوّنها.
- الجدول على حاسوب واحد. الوسيط الموجود عند العميل لا يراه.
- تؤخذ العمولة من كشف شركة التأمين، فلا يتحقق المكتب أبداً من اكتمال الكشف.
- عندما يتحرك سعر الصرف، لا تعود مبالغ الأقساط القديمة بالليرة قابلة للمقارنة مع الجديدة.
التجديدات: ما الذي يجب أن يفعله النظام
التجديد تاريخ وعميل وبوليصة. على النظام أن يعرف الثلاثة ويقوم بالتذكير بنفسه:
- يعرض على الشاشة الرئيسية ما يستحق في الأيام المقبلة، مجمّعاً بحسب النوع.
- يرسل إلى المكتب إشعاراً كل صباح بالتجديدات القادمة.
- يرسل إلى العميل تذكيراً عبر SMS، فيكون الاتصال الأول قد تم قبل أن يتصل الوسيط.
- يسجّل النتيجة: جُدّدت مع الشركة نفسها، أو نُقلت إلى شركة أخرى، أو خُسرت، فتظهر نسبة التجديد لكل نوع.
يعرض CeevTech Brokers التجديدات المستحقة في الأيام المقبلة على الشاشة الرئيسية، ويرسل إشعاراً صباحياً بالتجديدات وتذكيرات الدفع والمهام، ويستطيع إرسال تذكيرات التجديد والدفع إلى العملاء عبر SMS.
العمولات: طابِق، لا تنسخ
لمتابعة العمولات جانبان. جانب شركة التأمين: لكل شركة، ما حُصّل لحسابها وما سُوّي وما العمولة المستحقة. وجانب العميل: ما دفعه كل عميل وبأي عملة وما بقي مفتوحاً.
المكتب الذي ينسخ كشف شركة التأمين فقط لا يستطيع اكتشاف بوليصة ناقصة أو نسبة عمولة خاطئة. النظام يحتفظ بحسابه الخاص لكل شركة، فيقارن المكتب آخر الشهر أرقامه مع كشف الشركة ويرى الفرق سطراً سطراً.
يحتفظ CeevTech Brokers بحساب لكل شركة تأمين مع التسويات والعمولات، ويحتفظ بالتحصيل لكل عميل مع الإيصالات والأرصدة المفتوحة وكشوف الحساب. وتعرض التقارير الأقساط المكتتبة بحسب نوع التأمين وبحسب الشركة.
مشكلة العملة
في لبنان يمكن أن تُدفع البوليصة نفسها جزئياً بالدولار وجزئياً بالليرة. العمولة المحسوبة على قسط سُجّل بالليرة بسعر اليوم ستكون خاطئة إذا حُصّل القسط بسعر مختلف. الطريقة الآمنة الوحيدة هي تثبيت سعر الصرف على كل عملية، فيحتفظ كل إيصال وكل تسوية بقيمته يوم حدوثه. وهذا ما يفعله CeevTech Brokers تماماً.
الأدوار: من يرى العمولات
ليس على كل من في المكتب أن يرى أرقام العمولات. يحتاج موظفو إدخال البيانات إلى العملاء والبوالص؛ ويحتاج المالك إلى الصورة الكاملة. في CeevTech Brokers أربعة أدوار: مالك ومدير وإدخال بيانات ومشاهد، فيرى كل شخص ما يسمح به دوره.
الانتقال من الجداول
الانتقال أبسط مما يبدو. تنشئ CeevTech مساحة العمل الخاصة بالمكتب، وتضيف شركات التأمين وأنواع التأمين التي يعمل بها، وتساعد الفريق على إدخال المحفظة. وبمجرد دخول البوالص، تبدأ التجديدات والعمولات بمتابعة نفسها.
الأسئلة الشائعة
كيف أتوقف عن تفويت التجديدات؟
استخدم نظاماً يعرض التجديدات القادمة على شاشته الرئيسية ويرسل تذكيراً كل صباح، بدلاً من فرز أسبوعي لجدول. يفعل CeevTech Brokers ذلك ويستطيع تذكير العملاء عبر SMS أيضاً.
كيف أتحقق من كشف عمولات شركة التأمين؟
احتفظ بحسابك الخاص لكل شركة، بكل بوليصة وتحصيل وتسوية، وقارنه مع كشف الشركة آخر الشهر. يحوّل نظام الوساطة هذا إلى تقرير بدلاً من عمل يدوي.
هل يمكن متابعة العمولات بالدولار والليرة معاً؟
نعم، إذا ثُبّت سعر الصرف على كل عملية. يسجّل CeevTech Brokers الإيصالات والتسويات والعمولات بالدولار أو بالليرة ويثبّت السعر لكل عملية.
هل يرسل البرنامج تذكيرات SMS في لبنان؟
يرسل CeevTech Brokers تذكيرات التجديد والدفع عبر SMS إلى العملاء وإشعاراً يومياً إلى المكتب.
تريد رؤية التجديدات والعمولات لمحفظتك أنت؟ اطّلع على CeevTech Brokers أو اطلب عرض سعر.